あなたの身を守ってくれる契約書類~納品物が取引内容と相違がないことを証明する【納品書】

納品書とは

納品書は、成果物を納品する際に仕事を受けた側が発注者に対して提出するものです。
注文を受けた成果物をきちんと納めたことを証明するために提示する書面で、発注者は受領した納品書の内容を見て、納品物に相違がないか確認します。
納品書に記載される内容は基本的には見積書と同じですが、最初の見積りから変更があった際は、納品書に記載します。
また、納品する際に現物がある場合は発送と同時に送付しますが、現物がない場合は別途送付します。

 

納品書の目的・役割

納品物が取引内容と相違がないことを証明する

取引をする上で、注文した通りに成果物が完成されていることはとても重要になります。
注文した通りに成果物が完成していない場合は契約不履行となりますので、納品書を送付し、取引内容と相違がないことを取引先に確認してもらいます。

取引の記録になり、トラブル防止につながる

納品記録になることはもちろん、例えば最初の見積りから取引内容に変更があった場合など、これらの変更内容を納品書に記載した上で納品をすることで記録に残り、トラブル防止につながります。

 

納品書に記載する主な内容

  • 発注企業名
  • 発行元
  • 発行年月日
  • 取引内容
  • 合計金額

 

納品書の保管

納品書は取引があったことを証明する書類になるので、青色申告・白色申告に関わらず、原則として確定申告期限より一定期間の保管が必要です。
保管方法は紙媒体でも電子データでもどちらでも問題ありません。電子データで保存する場合は、電子帳簿等保存制度適用の承認を受ける必要がありますので、希望の際は税務署に相談することをおすすめします。

 

関連記事